Verwerkersovereenkomst HORELA

Versie 1.0 · van kracht vanaf 24 augustus 2026

1. Partijen en rollen

Deze Verwerkersovereenkomst geldt tussen Parfiné BV (“Verwerker”) en de professionele klant van HORELA (“Verwerkingsverantwoordelijke”) voor zover Parfiné BV persoonsgegevens namens die klant verwerkt.

2. Onderwerp, duur en aard

De verwerking duurt gedurende de HORELA-dienstverlening en eventuele overeengekomen verwijder-/exportperiode. De aard bestaat uit hosting, opslag, raadpleging, structurering, planning, communicatie, ondersteuning, beveiliging en andere noodzakelijke handelingen voor de HORELA-functionaliteiten.

3. Categorieën

Betrokkenen kunnen werknemers, sollicitanten, managers en andere gebruikers van de klant zijn. Gegevens kunnen identificatie- en contactgegevens, arbeids- en contractinformatie, beschikbaarheid, planning, tijdregistratie, verlof, documenten en afwezigheidsinformatie omvatten. Voor zover ziektegegevens of attesten worden verwerkt, kunnen bijzondere categorieën persoonsgegevens betrokken zijn.

4. Gedocumenteerde instructies

Parfiné BV verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de klant, tenzij Unierecht of toepasselijk lidstatelijk recht anders vereist. Indien een instructie volgens Parfiné BV strijdig is met gegevensbeschermingsrecht, wordt de klant daarvan op de hoogte gebracht.

5. Vertrouwelijkheid

Personen die toegang krijgen tot persoonsgegevens zijn gehouden aan passende vertrouwelijkheid en krijgen alleen toegang voor zover noodzakelijk.

6. Beveiliging

Parfiné BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen rekening houdend met risico, stand van techniek en aard van de verwerking. Hieronder vallen onder meer toegangsbeheer, autorisatie, tenant-isolatie, beveiligde documenttoegang, herstelmaatregelen en periodieke evaluatie.

7. Subverwerkers

Parfiné BV mag noodzakelijke subverwerkers inzetten mits de AVG-vereisten worden nageleefd en gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen contractueel worden opgelegd. De klant wordt overeenkomstig de overeengekomen procedure geïnformeerd over materiële wijzigingen in subverwerkers.

8. Rechten van betrokkenen

Parfiné BV ondersteunt de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen. Parfiné BV beantwoordt personeelsinhoudelijke verzoeken niet zelfstandig wanneer de klant de verwerkingsverantwoordelijke is.

9. Datalekken

Parfiné BV informeert de klant zonder onredelijke vertraging nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die namens de klant worden verwerkt en verstrekt beschikbare informatie die de klant nodig heeft voor zijn wettelijke beoordeling en eventuele melding.

10. DPIA en toezicht

Parfiné BV verleent redelijke bijstand bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging wanneer dit voor de verwerking relevant is en de benodigde informatie binnen haar invloedssfeer ligt.

11. Einde dienstverlening

Na beëindiging verwijdert of retourneert Parfiné BV persoonsgegevens volgens de keuze en instructies van de klant, tenzij toepasselijk recht verdere bewaring verplicht.

12. Informatie en audit

Parfiné BV stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en staat passende audits toe binnen redelijke grenzen, met bescherming van beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevens van andere klanten.